План
1. Поняття про документ. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.
2. Критерії класифікації документів:
· за походженням;
· за місцем виникнення;
· за призначенням;
· за напрямом;
· за формою;
· за терміном виконання;
· за ступенем гласності;
· за стадіями створення;
· за терміном зберігання;
· за технікою відтворення;
· за носієм інформації та інші.
3. Культура писемного ділового спілкування (загальні вимоги до оформлення, поняття про реквізити документів).
1. Поняття про документ. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, електронному носієві тощо. Сьогодні, у період активного розвитку інформаційних ресурсів, усе частіше документи відтворюються на електронних носіях, проте не варто забувати про певну ненадійність цих засобів. Тому будь-які документи мусять бути продубльовані на паперових носіях.
2. Критерії класифікації документів:
за походженням;
за місцем виникнення;
за призначенням;
за напрямом;
за формою;
за терміном виконання;
за ступенем гласності;
за стадіями створення;
за терміном зберігання;
за технікою відтворення;
за носієм інформації та інші.
за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;
за походженням — службові (офіційні) та особисті;
за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;
за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
за напрямком — вхідні й вихідні;
за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;
за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);
за ступенем гласності — секретні й несекретні;
стадіями створення —
- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);
- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;
- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.
за складністю — прості й складені;
за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.
Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.
Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).
