Поняття про документ. Культура писемного ділового спілкування

План

1.         Поняття про документ. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

2.         Критерії класифікації документів:

·           за походженням;

·           за місцем виникнення;

·           за призначенням;

·           за напрямом;

·           за формою;

·           за терміном виконання;

·           за ступенем гласності;

·           за стадіями створення;

·           за терміном зберігання;

·           за технікою відтворення;

·           за носієм інформації та інші.

3.       Культура писемного ділового спілкування (загальні вимоги до оформлення, поняття про реквізити документів).

1.      Поняття про документ. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

            Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

            Відтворюють документи на папері, фотоплівці, електронному носієві тощо. Сьогодні, у період активного розвитку інформаційних ресурсів, усе частіше документи відтворюються на електронних носіях, проте не варто забувати про певну ненадійність цих засобів. Тому будь-які документи мусять бути продубльовані на паперових носіях.

2.      Критерії класифікації документів:

за походженням;

за місцем виникнення;

за призначенням;

за напрямом;

за формою;

за терміном виконання;

за ступенем гласності;

за стадіями створення;

за терміном зберігання;

за технікою відтворення;

за носієм інформації та інші.

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).


У випадку копіювання матеріалів на інший сайт обов'язковою є моя письмова згода
та пряме індексоване посилання на linguistika.com.ua
© 2012

Вы можете отметить интересные вам фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.