3. Культура писемного ділового спілкування (загальні вимоги до оформлення, поняття про реквізити документів).
Реквізити – це складові компоненти того чи того виду документа. Правильність оформлення та розміщення реквізитів свідчить про високу культуру ведення офіційно-ділових документів.
Реквізити документу:
№ з/п |
Реквізит |
Розташування та правила оформлення |
1 |
2 |
3 |
1. |
Державний герб України |
Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації |
2. |
Емблема організації чи підприємства |
Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
3. |
Зображення державних нагород |
У верхньому лівому кутку або посередині документа |
4. |
Код підприємства, установи, організації |
У верхньому правому кутку |
5. |
Код форми документа |
У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
6. |
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа |
|
7. |
Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу |
У верхньому лівому кутку. |
8. |
Назва структурного підрозділу |
У лівому верхньому кутку |
9. |
Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку |
У верхньому лівому кутку |
10. |
Назва виду документу |
Зліва або посередині сторінки (крім листів) |
11. |
Дата |
Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати |
12. |
Індекс |
У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007 |
13. |
Посилання на індекс та дату вхідного документу. |
У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р. |
14. |
Місце укладання документа |
У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту. |
15. |
Гриф обмеження доступу до документа |
З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО» |
16. |
Адресат |
З правого боку у верхній частині документу |
17. |
Гриф затвердження |
У верхній правій частині документу |
18. |
Резолюція |
Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. |
19. |
Заголовок до тексту |
Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»). |
20. |
Відмітка про контроль |
З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль» |
21. |
Текст |
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: — вступ; — доказ; — закінчення. |
22. |
Відмітка про наявність додатків |
Частіш за все наприкінці тексту документу |
23. |
Підпис |
Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: — найменування посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади і прізвищем); — ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч) |
24. |
Гриф погодження |
Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» |
25. |
Віза |
Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа) |
26. |
Печатка |
Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ. |
27. |
Відмітка про засвідчення копій |
У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії. |
28. |
Прізвище виконавця та номер телефону |
Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа |
29. |
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи |
Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа |
30. |
Відмітка про наявність документа в електронній формі
|
Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа. |
31. |
Відмітка про надходження |
Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа. |